Bli mer effektiv på jobbet

Gensvaret var mycket stort. Över 100 personer hade anmält sitt intresse för att lära sig ta kontroll över vardagen genom att planera, prioritera och hantera tidstjuvar. Lasse, som har arbetet med effektivitetsfrågor i tio år är sedan en tid tillbaka anställd på Arbetslivsresurs där han till största delen kommer att arbeta med organisationsutveckling där effektivitet ingår.

– Det finns ett antal metoder som jag har utvecklat och anpassat efter svenska förhållanden. Programmen är väldigt individuella och vill få dig som person att göra rätt saker.

En problembild som Lasse har tittat på är den så kallade ”bråttomkulturen” som är väldig stark. Istället för att göra det vi har planerat låter vi oss hela tiden avbrytas av ”bråttomsaker”.

– Det leder till kort framförhållning och att det inte finns tid över till det som egentligen är centralt. Målbilden är att vi ska kunna hantera det som är viktigt utan att låta oss störas av det som dyker upp runt omkring oss.

Bryta (o)vanor

Lasse arbetar också mycket med vanor. Människan är till naturen ett vanedjur som tycker om att göra saker på samma sätt hela tiden.

– En vanlig morgon på kontoret för de flesta innebär att först öppna datorn, sedan hämta en kopp kaffe och börja kolla e-posten. Då är det lätt att hamna i bråttom-bråttom facket. Genom vårt program kan vi lära ut bra vanor när det gäller att hantera e-posten.

Den vanligaste (o)vanan är dock att skjuta upp saker till senare utan att bestämma när vi ska göra dem. Lasse menar att det är oerhört viktigt att tidsbestämma men samtidigt får man inte planera för mycket.

– Det brukar vara lagom att planera runt 50 procent och då inkluderar det saker som möten, eget arbete med mera. Den andra hälften kan man ägna åt ”bråttomsaker”, rutinarbete och så vidare. Det handlar om att planera både för det förutsedda och oförutsedda.

Planera i tid

Drömscenariot är att planera arbetet en gång i veckan, gärna på fredag eftermiddag.

– Då är det lätt att se om jag har hunnit med allt jag tänkt mig och hitta tid för det som är ogjort genom att redan nu planera för nästa vecka. På måndag morgon är det sedan bara att dra igång eftersom schemat redan är klart.

Lasse rekommenderar också alla att ta ett par minuter för att konstatera vad som är gjort och inte för att kunna planera inför morgondagen innan det är dags att gå hem.

– Det blir ett bra avstamp. Gör sedan alltid den viktigaste uppgiften först morgonen därpå.

Planera även för saker du ska göra och se hur mycket tid du har till ditt förfogande, till exempel att förbereda inför ett möte. Det är sällan den tiden är inplanerad vilket kan leda till att ingen på mötet egentligen är förberedd.

– Effektiva möten är en del i det grundläggande program som vi erbjuder, säger Lasse.

Strukturera mera

Struktur är en annan viktig del när det gäller att disponera tiden på rätt sätt. Hur ser det till exempel ut i datormiljön med skrivbord, kalender etcetera.

– Bygg ihop vanor, strukturering och planering. Sträva efter att ha ett tomt skrivbord och en tom inkorg på datorn. Jobba istället med uppgiftslistor i Outlook för korta ärenden och lägg in längre i kalendern för att slippa lösa bollar. Den e-post som finns ska vara ny, fräsch och obehandlad. En tom inkorg känns som en utopi för många men det går att uppnå. Den som vill kan arbeta på samma sätt även med en papperskalender.

Microsoft gjorde för några år sedan en webbundersökning som visade att 13 timmar av arbetsveckan var ren spilltid.

– Börjar man diskutera kring detta inser man snabbt att det finns många störningsmoment och tidstjuvar. En stor del i programmet är att identifiera dessa och försöka åtgärda dem för att komma upp i produktion och göra rätt saker.

Program som passar alla

Lasse menar att effektivitetsprogrammen är intressanta för alla typer av företag och att det bästa är att arbeta med hela organisationen för att skapa en effektiv kultur.

– Det handlar om att nå sina mål genom att göra saker på ett effektivt sätt. För att uppnå detta använder vi oss av ett antal övningar för att lära deltagarna planera, prioritera, strukturera och upptäcka tidstjuvar.

Utbildningen omfattar tre heldagar spridda under ett halvår. Förmiddagen ägnas åt ett seminarium och eftermiddagen åt coachning för att deltagarna ska kunna omsätta de nyvunna kunskaperna i praktiken. Arbetslivsresurs anordnar också tvådagars öppna kurser som genomförs på en konferensanläggning för de som inte har möjlighet att gå med hela gruppen. Utbildningen följs sedan upp med personlig coachning, ett mycket viktigt inslag i programmet.