Full fart framåt

Efter att tidigare ha suttit utspridda samlades de sex enheterna för mottagande av asylsökande och återvändande i nya gemensamma lokaler i Hallonbergen förra sommaren.

– Cheferna behövde bli mer enade och bättre som grupp. Det är lätt att säga men svårare att genomföra, säger Ingrid Bråfelt, enhetschef och samordnande chef för tre enheter. Vi genomgår just nu en organisationsförändring eftersom antalet inskrivna asylsökande har minskat kraftigt i Stockholm.

Uppdraget gick till Arbetslivsresurs och konsulten Roland Andersson. Coachingen inleddes med en individuell djupdiskussion med var och en av deltagarna.

- Det visade sig att vi var väldigt överens om vad vi ville prata om, vilket gjorde att vi kunde komma igång direkt, säger Bengt X Gradin, enhetschef.

Rejäl satsning

Gruppen träffades under fyra halvdagar i våras och en uppföljningsdag är planerad under hösten. Deltagarna fick bland annat diskutera förväntningar och egenansvar, spelregler och förhållningssätt i gruppen samt fastställa och formulera mål.

– Vi behöver samarbeta mer nu än tidigare och ambitionen är att agera som ett enhetligt team, säger Dag Bönke, enhetschef och samordnande chef för tre enheter.

Alla tre tror att medarbetarna upplever att det handlar om en rejäl satsning, ser att samverkan fungerar bättre och att strukturen är lika över alla enheter.

Hela Migrationsverket har dessutom börjat med ett nytt arbetssätt baserat på Lean som handlar om hur man hanterar resurser, undviker spill och förkortar ledtider.

– Mötena har fungerat som en diskussionsklubb för att lösa vissa frågor kring detta, säger Dag. Arbetet befinner sig ännu i sin linda, det finns många frågor kvar att samstämma.

– Det är nytt för cheferna också, inte bara för medarbetarna, säger Ingrid. Det fungerar inte längre att bara komma på lösningar inom sitt eget område. Vi måste sprida kunskapen till varandra också och ha gemensamma regler och bemötande. Byråkrati ska vara förutsägbar – det är hela vitsen med den, även om man alltid måste ta hänsyn till individen.

Fortsätta på egen hand

Gruppcoachingen har bland annat lett till bättre mötesteknik och effektivare uppföljning.

– Nu gäller det för oss att komma vidare med hur vi ska hantera organisationen framöver. Vi har kommit en bra bit på väg i den processen och kan nu fortsätta på egen hand efter den struktur vi har arbetat fram. Vi behövde en konsult som hjälpte oss, annars hade det tagit betydligt längre tid, avslutar Ingrid.